1. 当社は、個人情報の取得、利用及び提供にあたっては本人の同意を得た上で、その目的の範囲内での利用及び提供に限定し、目的外利用は致しません。また、その為の措置を講じます。
2. 当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3. 当社は、個人情報の安全性を確保するため、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止及び是正に適切な措置を講じます。
4. 当社は、本人から当社が保有している個人情報に関する苦情及び相談、個人情報の開示、訂正・ 削除、または利用もしくは提供の拒否を求められたときは、速やかに対応致します。
5. 当社は、個人情報保護方針を当社の全従業者に周知させるとともに、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます

2021年6月28日制定
2022年6月1日改定
2024年9月20日改定
OTS MICE MANAGEMENT 株式会社
代表取締役社長 玉城 国博

<個人情報保護に関する連絡先>
個人情報問合せ窓口：個人情報保護管理者
TEL 098-864-2580
E-mail:info(ｱｯﾄﾏｰｸ)o-mm.jp

1. 個人情報の利用目的について
   • 当社は、当社が主催する事業及びお客様から事業委託されることに伴い お預かりする個人情報を、以下の事業利用目的の範囲において利用致します。
     • ・地域活性化事業
     • ・ITソリューション事業
     • ・MICE・イベント事業
   • 役員、従業者、採用応募者よりお預かりする個人情報は以下の利用目的の範囲で利用致します。
     • ・人事労務、管理業務
2. 個人情報の利用および適正管理について
   • 当社は、収集した個人情報は、法令等の定めのある場合を除いて、事前の同意なく、予め明示した利用目的以外に利用しません。
     当社では、個人情報を定められた管理規程のもと適切に管理し、漏えい、滅失、き損等に対し適切な予防措置を講じます。
3. 個人情報の委託について
   • 当社の業務の全部または一部を委託する場合､その委託された個人情報の安全管理が図られるよう委託先に対する必要かつ適切な監督を行い､個人情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
4. 個人情報の第三者提供について
   • 当社は、下記に該当する場合を除いて、お客様の事前の同意をいただくことなく、お客様より提供いただきました個人情報を第三者に開示、提供いたしません。また、提供を行う場合には法令等の限定事項に該当する場合を除き必要な記録を作成します。
     また、第三者提供先に対する必要かつ適切な監督を行い､個人情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
     • ・法令の規定による場合
     • ・人の生命、身体､健康又は財産の保護のために必要な場合であって､本人の同意を得ることが困難であるとき
     • ・公衆衛生の向上又は子どもの健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
     • ・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する 必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 個人情報の共同利用について
   • 当社は、個人情報を当社の関係会社などと共同利用する場合には、事前にその旨をお知らせすると共に、共同利用先に対する必要かつ適切な監督を行い､個人情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供について
   • 当社は、外国にある第三者に個人情報を提供する場合は下記の場合に限ります。また当該本人に法令等で定められた必要な情報を提供します。
     また、提供先に対する必要かつ適切な監督を行い､個人情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
     • a)あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意がある場合
     • b)個人情報の取扱いについて個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者への提供をする場合
     • c)個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にある外国として個人情報保護委員会規則で定める国・地域にある第三者への提供をする場合
7. 個人情報の第三者提供を受ける際の記録と確認について
   • 当社は、業務の一部或いは全部を受託するに伴って、個人情報を業務委託元から提供を受けることがあります。その場合、法令等の限定事項に該当する場合を除き必要な確認を行い、記録を作成し必要な期間保管します。
8. 個人関連情報の第三者提供の制限について
   • 当社は、個人関連情報を取り扱う場合には、法令等の定めるところによって、個人関連情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
     また、個人関連情報に関しても、個人情報と同様、第三者提供、外国にある第三者提供に関して、法令等の定めるところによって、個人関連情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
9. 要配慮個人情報の取扱いについて
   • 当社は、要配慮個人情報を取得、利用又は提供する場合は、法令等の限定事項に該当する場合を除き、あらかじめ書面による本人の同意を得ます。
     また、提供先に対する必要かつ適切な監督を行い､個人情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
10. 匿名加工情報の取扱いについて
    • 当社は、匿名加工情報を取り扱う場合には、法令等の定めるところによって、以下の事項に関する適正な措置をとるものとします。
      また、匿名加工情報の作成にあたっては、特定の個人を識別することができないように個人情報を加工し、当該個人情報を復元することができないよう加工します。
      • a)適切な加工方法の決定、及び加工の実施
      • b)加工方法等情報の安全管理措置
      • c)匿名加工情報を作成、及び提供することに関する公表
      • d)匿名加工情報の取扱いにおいて識別行為を防止する措置
      • e)匿名加工情報の安全管理、苦情処理、その他の適正な取扱いのための措置、及び当該措置の公表
11. 仮名加工情報の取扱いについて
    • 当社は、仮名加工情報を取り扱う場合には、法令等の定めるところによって、仮名加工情報が適正に保護されるよう措置をとるものとします。
      また、仮名加工情報を作成する場合には、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために、個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工します。
      仮名加工情報を利用する場合には、以下を実施します。
      • a)利用目的をできる限り特定し、法令に基づく場合を除くほか、その目的の達成に必要な範囲内において行うこと
      • b)あらかじめその利用目的を公表している場合及び法令に基づく場合を除き、速やかに、その利用目的を公表すること
      • c)仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合しないこと
      • d)電話をかけ、郵便若しくは信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用しないこと
12. 安全管理措置に関する主な対策
    • • a)基本方針の策定
        • 個人情報の適正な取扱いの確保のため、基本方針を策定します。
      • b)個人情報の取扱いに係る規律の整備
        • ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報の取扱規程を策定します。
        • ・従業者へ個人情報の取扱規程の周知徹底を図ります。
      • c)組織的安全管理措置
        • ・個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
        • ・個人情報保護に関する社内規程の順守状況を定期的に監査などで確認します。
      • d)人的安全管理措置
        • ・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施します。
        • ・従業者と秘密保持に関する誓約書を締結します。
      • e)物理的安全管理措置
        • 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施します。
      • f)技術的安全管理措置
        • ・アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
        • ・当社運営サイトはSSLによる暗号化対策を行います。
        • ・ウイルス対策ソフトを導入し、情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを構築します。
      • g)外的環境の把握
        • ・外部の事業者に個人情報を委託する場合は委託先の評価を行い適切な監督を行います。
        • ・海外の事業者に個人情報を委託する場合は当該外国の法整備状況などの確認をおこない必要な情報を本人に提供します。
13. 個人情報の利用目的通知、開示、訂正、削除および利用停止について
    • 当社がお預かりしました個人情報および、第三者提供記録は、本人のご意思により、利用目的通知、開示、訂正、削除および利用停止を行うことができます。苦情および相談窓口へご連絡下さい。
      また、開示にあたっては電磁的記録の提供も含めて本人の指定した方法によって開示します。
14. 個人情報の苦情および相談への対応について
    • 当社の個人情報の取り扱いに関する苦情および相談については次の相談窓口までお申出ください。
      【苦情および相談窓口】
      担当者：個人情報保護管理者
      TEL 098-864-2580
      E-mail:info＠o-mm.jp
15. 当社が所属する「認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申出先」について
    • ※個人情報の取扱いに関する苦情のみを受け付けています
      
      一般財団法人日本情報経済社会推進協会
      認定個人情報保護団体事務局
      〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
      03-5860-7565／0120-700-779

以上